Aedifica / Immobe - Privacybeleid


Aedifica NV, een openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht (hierna “Aedifica”), zet zich in om uw privacy te beschermen en te respecteren. Dit privacybeleid legt uit hoe Aedifica en/of haar dochtervennootschappen uw persoongsgegevens verwerken.

Afhankelijk van de situatie moet dit Privacybeleid samen met ons Cookiebeleid worden gelezen, dat u hier vindt. Lees zorgvuldig wat hierna volgt zodat u begrijpt wat onze standpunten en praktijken betreffende uw informatie zijn en hoe we ze gebruiken.

Door gebruik te maken van onze websites (www.aedifica.eu und www.immobe.be) en/of onze diensten, erkent u de voorwaarden van dit Privacybeleid te hebben gelezen en begrepen.

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wegens nieuwe functies op onze websites of om te voldoen aan nieuwe wettelijke, contractuele of administratieve verplichtingen. Belangrijke wijzigingen aan ons Privacybeleid worden op deze pagina gepost. Raadpleeg regelmatig deze pagina voor wijzigingen aan het Privacybeleid. Uw verdere gebruik van deze website of onze diensten na kennisgeving van wijzigingen aan dit Privacybeleid betekent dat u die wijzigingen aanvaardt.

Dit Privacybeleid werd laatst bijgewerkt op 12 oktober 2018.


Inhoudsopgave

1. Wanneer is dit Privacybeleid van toepassing?
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
3. Welke persoonsgegevens verwerken we over u?
4. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
5. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
6. Geven we uw persoonsgegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte?
7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
8. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
9. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
10. Hoe kunt u ons bereiken?


1. Wanneer is dit Privacybeleid van toepassing?

Dit Privacybeleid geldt voor alle activiteiten van Aedifica en/of haar dochtervennootschappen die al dan niet via een van onze websites worden aangeboden, tenzij een specifiek privacybeleid beschikbaar is.

Onze websites kunnen van tijd tot tijd links bevatten naar en van websites en/of toepassingen van onze partnernetwerken, adverteerders en aangesloten maatschappijen. Wanneer hyperlinks of reclamebanners met hyperlinks worden gebruikt om toegang te hebben tot websites en/of toepassingen van derden, dient u te weten dat die websites en/of toepassingen van derden niet door ons worden gecontroleerd en hun eigen privacybeleid voeren. Daarom zijn ze niet onderworpen aan dit Privacybeleid en aanvaarden we geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor dat beleid van derden. We raden aan dat u dat beleid checkt alvorens informatie aan die websites en/of toepassingen te geven.


2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Aedifica, een openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap met maatschappelijke zetel te Belliardstraat 40, 1040 Brussel (België), is de verwerkingsverantwoordelijke van al uw persoonsgegevens (met uitzondering van de persoonlijke gegevens die wordt verwerkt door Immobe). Dit betekent dat Aedifica bepaalt voor welke doeleinden en met welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Immobe, een institutionele gereglementeerde vastgoedvennootschap met maatschappelijke zetel te Belliardstraat 40, 1040 Brussel (België), is een dochtervennootschap van Aedifica. Immobe is eigenaar van, en beheert, Aedifica’s vastgoedportefeuille van residentiële en gemengde gebouwen. Immobe is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens die wordt verwerkt in het kader van de activiteiten “residentiële en gemengde gebouwen” (met inbegrip van de verwerking van persoonsgegevens door middel van de website www.immobe.be). In dat kader bepaalt Immobe voor welke doeleinden en met welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Naar Aedifica en Immobe wordt hierna gezamenlijk verwezen als “wij”, “ons” of “onze”.


3. Welke persoonsgegevens verwerken we over u?

  • Informatie die u ons verschaft
We verwerken geen direct identificeerbare informatie over u, zoals uw naam, adres of telefoonnummer, tenzij u zelf uw persoonsgegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld:

- via het contactformulier op onze websites;
- wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, perslijst of mailinglijst voor investeerders via onze bedrijfswebsite (www.aedifica.eu);
- wanneer u een offerte vraagt op onze verhuurwebsite (www.immobe.be);
- wanneer u een huurovereenkomst met ons afsluit;
- wanneer u de registratie van uw gedematerialiseerde aandelen vraagt;
- wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of op een andere wijze;
- wanneer u ons uw visitekaartje geeft;
- wanneer u solliciteert naar een baan bij Aedifica; - ….

  • Informatie verstrekt door derden
Uitzonderlijk kunnen we door andere bronnen verstrekte direct identificeerbare informatie over u verwerken, bijvoorbeeld wanneer we een wervingsbureau inschakelen om een vacature in te vullen en hiervoor bepaalde persoonsgegevens (bijvoorbeeld uw naam, contactinformatie of cv) aan ons ter beschikking worden gesteld. Tenzij we reden hebben om hieraan te twijfelen, gaan we er in dergelijke gevallen vanuit dat de oorspronkelijke bron waarvan we uw informatie ontvangen, dergelijke informatie heeft verzameld conform de gegevensbeschermingsregels.

  • Automatisch gegenereerde informatie
We verwerken ook bepaalde informatie over u die automatisch wordt gegeneerd:
- wanneer u onze websites bezoekt, zoals de pagina's die u bezoekt, het tijdstip en de duur van uw bezoek of uw IP-adres. Dergelijke gegevens worden verzameld via cookies en andere tools die onze websites gebruiken. Meer informatie hierover vindt u in ons Cookiebeleid;
- wanneer u ons kantoorgebouw betreedt, of bepaalde van de residentiële appartementsgebouwen van Immobe, en u passeert langs één van onze bewakingscamera’s. Dergelijke informatie wordt verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingsregels in het algemeen en de toepasselijke camerawetgeving in het bijzonder (zie hieronder).


4. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Alle gegevens die we verzamelen, worden door ons verwerkt conform de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (AVG) en alle geldende overeenstemmende of equivalente nationale wetten of regelgevingen, zoals van kracht en van toepassing en zoals van tijd tot tijd gewijzigd, aangevuld of vervangen.

4.1. Voor het technische en functionele beheer van onze websites

We verwerken persoonsgegevens voor het technische en functionele beheer van onze websites en om ze gebruiksvriendelijk te maken. Door uw gegevens te gebruiken, kunnen we controleren hoe onze websites worden gebruikt en kunnen we de inhoud en lay-out ervan verbeteren. Met die gegevens kunnen we onze websites ook goed beveiligen.

Hiervoor verwerken we enkel indirect identificeerbare informatie, zoals uw IP-adres, de pagina's die u bezoekt of het tijdstip en de duur van uw bezoek. We doen dit bijvoorbeeld met gebruik van cookies. Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in ons Cookiebeleid.

We verwerken deze gegevens op basis van uw toestemming (cookie) of het legitieme belang van Aedifica/Immobe om een goedwerkende en veilige website te hebben. Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens op uw toestemming is gebaseerd, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken (zie hieronder onder punt 9).

4.2. In de context van onze operationele werking, dagelijkse bedrijfsvoering en -beheer

We verwerken uw persoonsgegevens bij de uitvoering van onze gewone bedrijfsactiviteiten.

Hiervoor kunnen we gegevens verwerken zoals uw contactgegevens, functie, onderneming, bevoegdheden om een onderneming te vertegenwoordigen, adres, e-mailadres, bankrekeningnummer en geboortedatum.

Afhankelijk van de activiteit verwerken we deze informatie op basis van onze verplichting om aan wettelijke verplichtingen te voldoen (bijvoorbeeld aandeelhoudersbeheer), op basis van de uitvoering van een contract waarvan u een partij bent of op basis van ons legitieme belang om een efficiënte en vlotte werking van onze activiteiten na te streven (bijvoorbeeld een lijst bijhouden van onze professionele contacten).

4.3. In the context of our residential activities

Wanneer u op onze website Immobe (www.immobe.be) een offerte vraagt voor een huurappartement of wanneer u ons in ons kantoor bezoekt en ons persoonlijke informatie geeft met betrekking tot uw zoektocht naar een huurappartement, verwerken we uw persoonsgegevens om beschikbaarheden op uw gewenste locatie te checken en (eventueel) een huurovereenkomst met u af te sluiten. Zodra een huurovereenkomst is afgesloten, verwerken we uw gegevens om de gevraagde diensten te verstrekken en de contractuele relatie te beheren (inclusief eventueel in het kader van rechtsvorderingen).

Hiervoor verwerken we de gegevens die u ons verstrekt (persoonlijk of via onze website), zoals uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw huurvoorkeur, het aantal gasten (volwassenen/kinderen), uw land, uw minimale en maximale maandelijkse budget en eventuele overige informatie of speciale verzoeken. Wanneer we een huurovereenkomst met u afsluiten, verwerken we gegevens zoals uw contactgegevens en financiële gegevens, bijvoorbeeld uw bankrekeningnummer.

De verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel is gebaseerd op uw verzoek om bepaalde stappen te zetten alvorens (eventueel) een huurovereenkomst af te sluiten en op het legitieme belang van Immobe om te beoordelen of een tegenpartij aan haar contractuele verplichtingen zal kunnen voldoen. Zodra de huurovereenkomst is afgesloten, is de verwerking gebaseerd op de uitvoering van een contract waarvan u een partij bent.

4.4. Om u te informeren over onze activiteiten

Aedifica verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u op de hoogte wilt blijven van de laatste investeringsinformatie van Aedifica, bijvoorbeeld door zich in te schrijven voor de mailinglijst op de website of door een verzoek in te dienen via het contactformulier op de website om onze jaarverslagen, persberichten of andere investeringsinformatie te ontvangen (www.aedifica.eu).

Hiervoor kunnen we gegevens verwerken zoals uw naam, functie, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, huurvoorkeur, telefoonnummer en taalvoorkeur.

Al naargelang het geval verwerken we deze informatie op basis van uw toestemming of op basis van ons legitieme belang om onze aandeelhouders in te lichten over onze activiteiten. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens op uw toestemming is gebaseerd, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken (zie hieronder onder punt 9).

4.5. Om uw vragen te beantwoorden

Als u ons telefonisch, via het contactformulier op onze websites of via e-mail een vraag stelt, verwerken we uw persoonsgegevens om die vraag te beantwoorden.

Hiervoor kunnen we gegevens verwerken zoals uw naam, contactgegevens, correspondentie met ons en andere persoonsgegevens die u ons verstrekt en die van belang kunnen zijn om uw vraag te beantwoorden.

We verwerken deze informatie op basis van uw toestemming. Het staat u vrij om ons hiervoor uw persoonsgegevens te bezorgen en u mag uw toestemming te allen tijde intrekken (zie hieronder onder punt 9).

4.6. Om contact met u op te nemen in de context van een selectie- en wervingsproces

Wanneer u solliciteert naar een baan bij Aedifica of een van haar dochtervennootschappen (bijvoorbeeld per mail, op een jobbeurs ...), verwerken we uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen en uw sollicitatie op te volgen.

Hiervoor verwerken we gegevens zoals uw naam, contactgegevens, correspondentie met ons, cv en andere documenten die u ons verstrekt.

De verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel is gebaseerd op uw verzoek om bepaalde stappen te zetten alvorens (eventueel) een overeenkomst af te sluiten en op de legitieme belangen van onze personeelsdienst, zoals uw profiel identificeren, screenen en beoordelen met het oog op een mogelijke tewerkstelling.

4.7. Om onze residentiële appartementsgebouwen en kantoorgebouw te beveiligen

Een bewakingscamera is geplaatst in bepaalde residentiële appartementsgebouwen van Immobe en in ons kantoorgebouw.

De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons legitiem belang om onze gebouwen en de personen die erin leven te beveiligen en te beschermen. Het betreden van een plaats waar een pictogram aangeeft dat er camerabewaking plaatsvindt, wordt beschouwd als voorafgaande toestemming onder de Belgische camerawetgeving.

De camerabeelden worden verwerkt (verzameld en geregistreerd; geen real time monitoring) in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingsregels in het algemeen en de toepasselijke camerawetgeving in het bijzonder. In het verlengde daarmee, worden alle camera’s correct aangeduid door het gepaste pictogram, werden de camera’s correct aangegeven bij de bevoegde overheid en werden deze opgenomen in een specifiek register.


5. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens niet, tenzij met bepaalde geselecteerde partijen en enkel voor zover dit vereist is voor de doeleinden zoals beschreven in punt 4 van dit Privacybeleid:
  • onze dochtervennootschappen;
  • bepaalde geselecteerde dienstverleners die diensten leveren voor ons conform de door ons gegeven instructies (professionele adviseurs en advocaten, IT-dienstverleners (inclusief voor het hosten van de websites of het verspreiden van persberichten), externe wervingsdiensten, enz.). Aedifica levert diensten aan bepaalde van haar dochtervennootschappen die betrekking kunnen hebben op het verwerken van persoonsgegevens.
  • potentiële kopers ingeval Aedifica haar activiteiten of activa volledig of gedeeltelijk zou verkopen.
In dergelijke gevallen spannen we ons zo goed mogelijk in om ervoor te zorgen dat de ontvangers van de gegevens uw informatie veilig houden, ondernemen we alle redelijke stappen om ze tegen misbruik te beschermen en ze enkel te gebruiken volgens onze instructies, dit Privacybeleid en geldende gegevensbeschermingswetten en -regelgevingen.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen tenzij een wet, regelgeving of rechterlijk bevel ons hiertoe verplicht, of vereist is om de rechten, eigendommen of veiligheid van de Aedifica-groep of haar aandeelhouders te beschermen (bijvoorbeeld om onderzoeken in te stellen naar mogelijke schendingen van de wet, of om fraude en technische of veiligheidsgebreken op te sporen, te voorkomen en zich ertegen te beschermen).


6. Geven we uw persoonsgegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte?


- In principe verwerkt Immobe persoonsgegevens voor de doeleinden beschreven onder punt 4 van dit Privacybeleid binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en zal ze uw gegevens niet naar landen buiten de EER doorgeven noch daar opslaan.

Als uitzondering op dit principe heeft Immobe een overeenkomst met een dienstverlener voor het beheer van de Immobe-website die gevestigd is buiten de EER in Canada. Immobe heeft passende voorzorgsmaatregelen getroffen door met die dienstverlener een contract af te sluiten dat de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen bevat (artikel 46.2 AVG). Als u hierover nog vragen hebt of een kopie van het desbetreffende contract wenst, stuur dan een verzoek naar ons zoals hieronder uitgelegd (zie punt 9 van dit Privacybeleid).


7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij hebben via onze websites en softwaresystemen een aantal beveiligingsvoorzieningen geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of andere ongeautoriseerde verwerking. De vertrouwelijkheid van communicaties of materialen die naar of van ons of een andere partij via websites of e-mail worden doorgegeven, kan echter niet worden gegarandeerd. We zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de veiligheid van informatie die via deze methoden wordt doorgegeven.

Alle informatie die u ons verstrekt, wordt op onze beveiligde servers opgeslagen waartoe slechts een beperkt aantal personen toegang hebben. Zij hebben speciale toegangsrechten en verbinden zich ertoe de vertrouwelijke aard ervan in acht te nemen en te handhaven.


8. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De informatie die wij over u hebben, wordt bewaard op een wijze die overeenstemt met de geldende gegevensbeschermingswetgeving. Wij slaan uw persoonsgegevens niet langer op dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden opgeslagen, tenzij:
  • de bewaring nodig is om de belangen van Aedifica of Immobe te beschermen (bijvoorbeeld in verband met een bestaand of potentieel geschil, in welk geval Aedifica of Immobe de informatie tot het einde van de toepasselijke verjaringstermijn bewaart); en/of
  • de bewaring nodig is om te voldoen aan een wettelijke of regelgevende verplichting (bijvoorbeeld voor belasting- of boekhouddoeleinden), in welk geval we uw informatie zolang als vereist door die verplichting bijhouden.


9. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U hebt het recht om vrije inzage te vragen in de door Aedifica en Immobe verwerkte persoonsgegevens, om de correctie of verwijdering van uw gegevens alsook een beperking van de verwerking te vragen. U mag ook vragen om uw gegevens over te dragen en u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zonder substantiëring in het geval van direct marketing of met substantiëring in andere gevallen. Het toepasselijke recht kan voorwaarden voor de uitoefening van bovenstaande rechten opleggen.

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens op uw toestemming is gebaseerd, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken. Intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de wettigheid van de verwerking die gebaseerd was op de toestemming vóór intrekking.

U kunt uw verzoek voor Aedifica of Immobe op basis van bovenstaande rechten richten tot dataprotection@aedifica.eu of per post op het onderstaande adres. Voeg een kopie van uw identiteitskaart toe om ons te helpen voorkomen dat onbevoegden toegang hebben tot uw informatie, ze veranderen of wissen. Zonder bewijs van uw identiteit kunnen wij uw verzoek niet behandelen.

We beantwoorden uw verzoek zo snel mogelijk. Als we meer dan een maand (vanaf ontvangst van uw verzoek) nodig hebben om op uw verzoek te antwoorden, laten we u dit weten.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: per post op Persstraat 35, 1000 Brussel, en per mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be.


10. Hoe kunt u ons bereiken?

Hebt u nog vragen over deze website of dit Privacybeleid, dan kunt u ons ook bereiken:

  • via e-mail op dataprotection@aedifica.be;
  • per post op Aedifica NV, Belliardstraat 40, 1040 Brussel (België); of
  • telefonisch op +32 2 626 07 70.